„Zur Zeit bin ich leider nicht erreichbar“ – wir alle kennen diese automatischen Antworten auf unsere E-Mails. Doch wie lässt sich in Mirosoft Outlook eine solche Abwesenheitsnotiz erstellen? Mit dieser Anleitung erstellst Du spielend leicht Deine eigenen „Außer Haus“ Benachrichtigungen und kannst diese sogar zeitlich begrenzen.



Eine Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen

Die folgende Anleitung habe ich mit Office 365  erstellt. Die eigentliche Funktion ist aber in fast allen Outlookversionen identisch vorhanden und lediglich der Ort für das Aufrufen der Abwesenheitsnotiz in Outlook kann unterschiedlich sein.

Die benötigte Funktion verbirgt bei Outlook 365 und Outlook 2016 hinter dem Begriff „Automatische Antworten (Außer Haus)„. Du findest die Schaltfläche in den Kontoinformationen, welche Du mit einem Klick auf „Datei“ öffnest. Die Schaltfläche startet das Dialogfenster, mit dem Du die Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen und aktivieren kannst.

Outlook Abwesenheitsnotiz erstellen

In den Kontoinformationen befindet sich die Option „Automatische Antworten“. Hiermit lässt sich die Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen.

Dir stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Zunächst solltest Du die Funktion aktivieren, indem Du die Auswahl „Automatische Anworten senden“ aktivierst. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, die Abwesenheitsnachrichten zeitlich zu begrenzen. Das lässt sich direkt darunter konfigurieren. Markiere dafür  die Option „Nur in diesem Zeitraum senden“ und wähle ein Anfangs- und ein Enddatum aus.

„Außer Haus“ Nachricht – Intern und Extern

Als nächstes geht es an die eigentliche Abwesenheitsnotiz und damit an den Inhalt der E-Mail, welche der Empfänger zugesendet bekommt. Hier wird unterschieden in interne und externe Kontakte. Du kannst eine Abwesenheitsnotiz erstellen für Deine Kollegen und eine separate für alle externen Empfänger. Mit Hilfe des kleinen Editors kannst Du Deine Abwesenheitsnotiz nach Belieben anpassen. Bei E-Mailformatierungen musst Du aber etwas beachten: Der Empfänger bekommt die E-Mail nicht unbedingt so angezeigt. Insbesondere dann nicht, wenn exotische Schriftarten verwendet werden oder alle Nachrichten als „nur Text“ dargestellt werden.

Outlook Abwesenheitsnotiz

Für die internen Kollegen muss die Abwesenheitsnachricht in Outlook sicherlich nicht so förmlich ausfallen. Hier genügt oft eine kurze Nachricht.

Die Abwesenheitsnachrichten an externe Empfänger müssen explizit aktiviert werden. Hierzu einfach den Haken setzen bei „Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden„. Du kannst festlegen, ob die Notiz an jeden gesendet wird oder nur an Kontakte aus Deinem Outlook Adressbuch. Ansonsten steht Dir der gleiche Editor zur Verfügung und Du kannst eine separate Abwesenheitsnotiz erstellen für Personen außerhalb Deines Unternehmens.

Outlook Automatische Antwort senden

Bei den Abwesenheitsnachrichten an externe Empfänger kannst Du einen förmlicheren Text verfassen und gegebenenfalls die Kontaktdaten Deiner Urlaubsvertretung eintragen.

Die Abwesenheitsnotiz ist damit fertig erstellt und wird mit einem Klick auf „OK“ aktiv. Bei Angabe eines Zeitraumes wird die Abwesenheitsnotiz automatisch zum angegebenen Startdatum aktiviert.

Outlook Abwesenheitsnachricht deaktivieren

Sind die automatischen Antworten aktiv, zeigt Dir Outlook das mit einem farbigen Banner deutlich an. Hierüber kannst Du per einfachem Klick die Abwesenheitsnotiz deaktivieren. Du kannst aber auch das oben beschriebene Fenster „Automatische Antworten“ wieder öffnen und dort die Option „Keine automatischen Antworten senden“ auswählen.

Automatische Antworten senden

Mit einem Klick kannst Du die Abwesenheitsnotiz in Outlook deaktivieren

Wichtig: Die hier beschriebenen Funktionen setzen einen Microsoft Exchange Server voraus. Ohne Exchange Server muss Outlook permanent geöffnet bleiben um Emails zu versenden und es stehen nicht alle Optionen zur Verfügung.

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René Albarus

René Albarus

Ich heiße René Albarus und bin seit 2002 beruflich im Bereich der Systemadministration tätig. Da auch ich einen Teil meines Wissens IT-Blogs im Internet verdanke, ist es für mich selbstverständlich, dass ich Lösungsansätze und Anleitungen in diesem Blog weitergebe.
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