Drucker für KMU: Darauf sollte man bei der Anschaffung achten

Der Kauf von professionellem Bürobedarf sowie technischen Ausstattungen gehört auch für kleine und mittelständische Unternehmen längst zum Standard, denn nur so kann eine schnelle und reibungslose Büroarbeit ermöglicht werden. Besonders Drucker sind dabei immer wieder ein wichtiges Thema.Warum sind Drucker insbesondere bei KMU so gefragt?Obwohl die Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen in den letzten Jahren deutlich zugenommen hat und auch in Zukunft weiter voranschreiten dürfte, wird auch der Bedarf an Dokumenten und Unterlagen in Papierform weiter zunehmen, denn in vielen Fällen führt aus verschiedenen Gründen kein Weg an diesen vorbei. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist der Bedarf an Dokumenten in Papierform oft sehr hoch, da hier der Austausch innerhalb der eigenen Abteilungen sowie mit externen Lieferanten und Partnerunternehmen immer noch häufig mit gedruckten Dokumenten erfolgt.

Zwar erfolgen die Kommunikation und der Versand der Unterlagen inzwischen in vielen Fällen in digitaler Form (beispielsweise als PDF oder E-Mail), allerdings werden diese später für die Ablage sowie die Archivierung weiterhin oft in Papierform benötigt. Hierfür wird ein hochwertiger Drucker gebraucht, welcher die vielfältigen Dokumente in professioneller Qualität auf Papier bringen kann.

Welche Dokumente werden primär in kleinen Unternehmen gedruckt?

Tatsächlich gibt es eine ganze Reihe von unterschiedlichen Dokumenten und Unterlagen, die regelmäßig in kleinen und mittelständischen Unternehmen gedruckt werden. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören dabei sowohl Eingangsrechnungen von Lieferanten als auch Ausgangsrechnungen an die eigenen Kunden, welche insbesondere für die Buchhaltung von hoher Relevanz sind. Des Weiteren gehören auch Verträge wie Arbeitsverträge für Mitarbeiter, Lieferverträge mit Lieferanten sowie Mietverträge für Büro- oder Lagerräume zu den wichtigsten Dokumenten, die nicht nur in digitaler Form verschickt werden, sondern auch für die eigenen Zwecke ausgedruckt und gut aufbewahrt werden sollten.

Neben diesen Dokumenten gibt es noch zahlreiche weitere Unterlagen, die regelmäßig ausgedruckt werden, wie beispielsweise Marketingmaterialien wie Flyer, Broschüren oder Präsentationen. Je nach Auflage kann es sich zwar lohnen einen professionellen Dienstleister damit zu beauftragen, aber bei eher geringeren Stückzahlen erfolgt der Druck immer häufiger auch in Eigenregie, zumal man so deutlich schneller und flexibler ist.

Worauf sollten KMU bei der Anschaffung eines Druckers achten?

Bei der Wahl des richtigen Druckers sollten insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen nicht nur auf den Kaufpreis achten, sondern insbesondere auch die Folge- und Betriebskosten für das Zubehör wie etwa Druckerpatronen oder Tonerkartuschen, den Stromverbrauch der Geräte sowie die möglichen Wartungskosten im Auge behalten. Zudem gilt es zu evaluieren, wie hoch das regelmäßige Druckvolumen ist, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden und welche Features eher unnötig sind und letztlich nur den Preis für die Anschaffung erhöhen.

Denn in den meisten Fällen genügen für KMU klassische Drucker, die ein gutes Druckbild bei einer hohen Druckgeschwindigkeit ermöglichen und ggf. noch über einige wenige nützliche Funktionen wie etwa Duplex-Druck für beidseitiges Drucken und WLAN-Connectivity für kabelloses Drucken verfügen. Wird zudem regelmäßig kopiert, eingescannt oder gefaxt, dann kann auch ein kompakter Multifunktionsdrucker eine ideale Lösung sein, mit dem alle wichtigen Bürotechniken in einem Gerät vereint werden, statt vier separate Geräte wie Drucker, Fotokopierer, Scanner und Faxgeräte zu nutzen.

Kurzes Fazit zu Drucker für KMU

Die große Bandbreite an verfügbaren Herstellern und Druckermodellen macht es oft nicht besonders leicht den passenden Drucker zu finden. Besonders für technisch weniger affine Anwender ist es dann gar nicht so einfach den passenden Drucker ausfindig zu machen. Wichtig ist auf jeden Fall, dass man sich nicht nur am Preis orientiert, denn häufig sind die Anschaffungskosten für das Gerät ein vermeintliches Schnäppchen, während die Kosten für das später benötigte Druckerzubehör wie Tinte oder Toner sehr teuer werden – insbesondere, wenn es sich um OEM-Zubehör handelt. Deshalb kann sich ein genauer Vergleich durchaus lohnen.