Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, beauftragen zahlreiche Unternehmen in der Regel ein Inkassounternehmen. Dieses soll schließlich die fällige Rechnung für das Unternehmen einziehen und somit die Forderung begleichen. Neben gesetzlichen Vorgaben ist es für den Inkassobeauftragten jedoch wichtig, die Informationen zeitnah und vorteilhaft zu verarbeiten. Dafür sorgt mittlerweile das digitale Mahnwesen.
Wie funktioniert digitales Mahnwesen?
Manchmal geraten Rechnungen im Alltagsstress einfach in Vergessenheit. Damit die Forderung jedoch die Geschäftsbeziehung zwischen Kunde und Unternehmen nicht beeinträchtigt, senden Firmen in der Regel zunächst eine Zahlungserinnerung. Wird diese jedoch auch nicht beglichen, kommen oftmals Inkassounternehmen zum Einsatz. Diese versuchen, den Forderungsausfall zu begleichen und das finanzielle Risiko des Unternehmens bestmöglich zu minimieren.
Noch vor wenigen Jahren mussten die meisten Inkassounternehmen mit vielen Papieren und Ordnern arbeiten, um Mahn- oder Vollstreckungsbescheide zu bearbeiten. Heute geht der Ablauf wesentlich schneller vonstatten: dank der Digitalisierung. Das hat den Büroalltag natürlich in vielfacher Weise vereinfacht. Aufgrund des digitalen Mahnwesens ist aus analogen Schreiben ein virtuelles Dokumentenmanagement entstanden, das sich platzsparender und wirtschaftlicher darstellt.
Gleichzeitig können Mitarbeiter, die gemeinsam an einem Fall arbeiten, zeitgleich auf digitale Daten zugreifen und somit gesetzliche Fristen besser einhalten. Alles geschieht dabei natürlich unter Einhaltung der aktuellen DSGVO. Dennoch sind einige Unternehmen noch nicht ganz überzeugt von der Digitalisierung und haben Bedenken, dass die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von
- Aufzeichnungen,
- Geschäftsschreiben
- Unterlagen
- oder Büchern
in elektronischer Form nicht reibungslos funktionieren kann. Doch dafür gibt es inzwischen zahlreiche Lösungsansätze, sodass das Mahnverfahren immer rechtskonform und optimal umgesetzt werden kann.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung des Mahnverfahrens?
Die Digitalisierung kann nicht nur den Arbeitsaufwand im Büroalltag verringert – auch Papierberge und Ordnerstapel bleiben aus. Mandanten und ihre Forderungen lassen sich viel schneller dank spezieller Software ermitteln und somit Arbeitsprozesse viel praktischer umsetzen.
Dokumente zu erstellen, bedeutet immer, viele verschiedene Informationen zu verarbeiten. Sind die Dokumente erstellt, wurden sie früher in Ordner abgeheftet und in Schränken aufbewahrt. Durch die Digitalisierung können Mitarbeiter nun jedoch schneller Zugriff auf verschiedene Daten erhalten, ohne sich langfristig auf die Suche nach dem passenden Ordner begeben zu müssen. Die nötigen Informationen sind nach bereits wenigen Mausklicks ersichtlich. Somit gelingt es,
- Geschäftsprozesse schneller umzusetzen,
- Akten- und Papierchaos im Büro zu vermeiden,
- Aufträge und Rechnungen zeitnah zu verarbeiten,
- Forderungen schneller einzutreiben und
- Fragen von Kunden gezielter zu beantworten.
Kurzum: Der Workflow in einem Inkassounternehmen lässt sich insgesamt schneller und zuverlässiger gestalten. Kunden können die Daten, die ein Inkassounternehmen benötigt, digital übermitteln, die das Inkassounternehmen wiederum direkt für das Mahnwesen nutzen kann.
Das spart natürlich Kosten ein. Das Erstellen, Bearbeiten, Verwenden sowie Archivieren von Schreiben kostet viel Geld. Mit der passenden Software können jedoch Kostenaufwendung und zudem auch wertvolle Ressourcen eingespart werden. Auch die Zeitersparnis ist enorm. Mitarbeiter können sich besser auf einzelne Arbeitsschritte konzentrieren und Forderungen unkompliziert umsetzen. Das steigert natürlich die Zufriedenheit der Kunden und bedeutet ebenso einen besseren Umsatz für das Inkassounternehmen.
Wie lässt sich die Digitalisierung des Mahnverfahrens im ersten Schritt umsetzen?
Um das Dokumentenmanagement realisieren zu können, ist neben der passenden Hardware auch die optimale Software nötig. In diesem Zusammenhang gibt es inzwischen viele verschiedene Produkte, die für das Mahnwesen geeignet sind. Wichtig ist dabei jedoch, dass die Digitalisierung stets reibungslos erfolgt.
Damit das gelingt, sollten spezielle Dateiformate gewählt werden. Dazu bieten sich TIF- sowie PDF-Formate an. Diese Formate sind für alle Betriebssysteme geeignet und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung in vollem Umfang.
