Eine Dropdown-Liste kann Dir das Arbeiten mit Microsoft Excel extrem vereinfachen. Wenn Du beispielsweise in einer Spalte immer aus einer festgelegten Anzahl von Werten auswählen musst, kann das schon etwas mühsam werden. Gleichzeitig steigt dabei auch die Gefahr von fehlerhaften Eingaben, z.B. durch Rechtschreibfehler oder Vertippen.
Eine Dropdown-Liste schützt vor Falscheingaben
Wenn Du in einem Bereich nur bestimmte Werte zulassen möchtest, dann bietet sich die Auswahlliste an. Wie Du eine solche Dropdown-Liste in Excel erstellst, möchte ich Dir anhand eines Beispiels zeigen:
In dem folgenden Fall, sollen die Mitarbeiter ihrer jeweiligen Abteilung zugeordnet werden. Ich möchte also in einer Spalte per Dropdown-Liste die Abteilung auswählen können. Das ist einerseits viel schneller und praktischer, als jedes Mal den Abteilungsnamen auszuschreiben, zudem vermeide ich Schreibfehler, die später bei Auswertungen das Ergebnis verfälschen könnten.
Ich markiere mir die Felder, in denen ich die Auswahlliste später nutzen möchte und wähle dann im Reiter „Daten“ die Funktion „Datenüberprüfung“ aus. Diese verbirgt sich hinter diesem Symbol:
Excel Auswahlliste erstellen
Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster, in welchem Du nun die Liste und die zu enthaltenen Werte festlegen kannst.
Wähle unter dem Punkt „Zulassen“ die Option „Liste“ aus und trage im Feld „Quelle“ anschließend alle Werte ein, die später in der Dropdown-Liste zur Verfügung stehen sollen. Zwischen den Werten muss jeweils ein Semikolon stehen. Z.B.: Buchhaltung;Einkauf;Vertrieb;…
Hast Du die auszuwählenden Werte in einem weiteren Tabellenblatt gespeichert, kannst Du diesen Bereich auch über das Pfeil-Symbol auswählen. In diesem Fall brauchst Du nicht die Werte in das Feld „Quelle“ eintragen, sondern die Verknüpfung zu den Werten (z.B: =Tabelle2!$A$1:$A$5).
Sobald Du das Fenster Datenüberprüfung mit OK schließt, steht Dir in den zuvor markierten Tabellenfeldern die Auswahlliste zur Verfügung.
Wie Du siehst, kann ich in meinem Beispiel nun jedem Mitarbeiter eine Abteilung aus der Dropdown-Liste zuweisen. Wenn ich später einen Eintrag zur Auswahl hinzufügen möchte, brauche ich nur wieder die Zellen markieren und wieder die Datenüberprüfung aufrufen.
Die Zellen mit der Dropdownliste können zudem per Copy / Paste in andere Zellen kopiert werden, z.B. wenn die Liste nach unten erweitert wird.
Fazit:
Mit Excel eine Dropdown Liste zu erstellen ist in der Tat recht einfach und kann gerade bei größeren Dateien sehr hilfreich sein und dabei helfen, Fehler u minimieren.
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