Die Meldung „Der Ordner hat die Maximalgröße erreicht“ erscheint in Microsoft Outlook, wenn die konfigurierte Maximalgröße für die PST oder OST Datei erreicht wurde. Daraus resultiert, dass vereinzelt keine E-Mails oder Ordner gelöscht, verschoben oder umbenannt werden können.
Outlook meldet: Der Ordner hat die Maximalgröße erreicht
Viele Anwender neigen dazu, E-Mails nicht zu löschen und Outlook als Archivsystem zu „missbrauchen“. Ungeachtet der Möglichkeit, E-Mails in Archivdateien zu verschieben, bzw. zu löschen werden sämtliche jemals eingegangene Mails gebunkert. Dies führt einerseits zu vollen Festplatten am Client und/oder am Server. Darüberhinaus aber auch zu einem immer langsamer werdenden Microsoft Outlook.
Damit Administratoren diesem Treiben einen Riegel vorschieben können, hat Microsoft die Option geschaffen, eine maximale Dateigröße für Outlook Datendateien zu bestimmen. Und wenn eben dieser Grenzwert erreicht wird, erhält der Benutzer die Meldung „Der Ordner hat die Maximalgröße erreicht„. Leider hat die Sache einen kleinen Haken: Wurde dieser Grenzwert einmal erreicht, erscheint die Meldung trotz Löschen oder Verschieben von Mails weiterhin. Die Ursache: Die Datendatei verkleinert sich nicht automatisch.
Bei der Verwendung von OST Dateien (Exchange Server, Cache Modus) kann die bestehende OST-Datei nach dem Aufräumen des Postfaches einfach gelöscht werden. Outlook erstellt diese beim nächsten Aufruf wieder neu. Sollte eine PST-Datei betroffen sein, so lässt sich diese mittels Outlook komprimieren.
Alternativ kannst Du aber auch den Maximalwert für die Datendateien angepassen. Für Microsoft Outlook 2016 gelten z.B. folgende Registrywerte:
- HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST – MaxFileSize (REG_DWORD)
- HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST – MaxFileSize (REG_DWORD)
Eine genaue Beschreibung bzgl der einzutragenden Werte sowie weiterführende Information findest Du hier: https://support.microsoft.com/en-us/help/832925/how-to-configure-the-size-limit-for-both-.pst-and-.ost-files-in-outlook. Wenn Du Dir das Thema E-Mailarchivierung näher anschauen möchtest, kann ich Dir die Software MailStore empfehlen. Mit dieser Software können die Mitarbeiter auch auf Mails zugreifen, die bereits aus dem Potfach entfernt wurden. Dies kann den besagten Wildwuchs eventuell etwas eindämmen.
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