Outlook – Automatische Antwort / Abwesenheitsnotiz

Wenn die Urlaubszeit ansteht, treten wieder vermehrt die Fragen auf, wie die Benutzer in Microsoft Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen können. Hierbei handelt es sich um automatische Antworten, die an interne und externe Kontakte gesendet werden, sobald der abwesende Mitarbeiter eine E-Mail empfängt.

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Wie kann man eine Abwesenheitsnotiz erstellen?

Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass es Unterschiede bei den automatischen Antworten gibt, was private E-Mailkonten und Firmenaccounts betrifft. In einer Firma steht sehr häufig ein eigener Mailserver, z.B. Microsoft Exchange, zur Verfügung. Stellt ein Mitarbeiter eine Abwesenheitsnotiz ein, so wird die Information auf dem Server gespeichert und von diesem versendet.

Bei privaten Accounts sieht das mitunter etwas anders aus. Wer einen E-Mailaccount von Google (GMail) oder Microsoft (Outlook online) verwendet, speichert die automatische Antwort ebenfalls auf dem Mailserver des Anbieters. Wer einen E-Mailkonto aber noch per POP3 oder IMAP anbindet, der hat diese Möglichkeit oft nicht. In diesem Fall wäre Outlook für den Versand der Abwesenheitsnotiz verantwortlich und müsste folglich während der Abwesenheit immer geöffnet bleiben.

Das Erstellen der Abwesenheitsnotiz bleibt aber identisch und unterscheidet sich von Outlook 2016 über Outlook 2019 bis zu Outlook 365, wenn überhaupt nur geringfügig.

Zeitraum für automatische Antworten wählen

Die benötigte Funktion öffnest Du in Microsoft Outlook über die Kontoinformationen:

  1. Öffne den Reiter „Datei“ (links oben)
  2. Menüpunkt „Informationen“
  3. Klicke auf „Automatische Antworten“
Automatische Antwort in Outlook aktivieren
„Automatische Antworten“ öffnen in Microsoft Outlook

Direkt darauf öffnet sich das Dialogfenster, in welchem Du alle Einstellungen für die Abwesenheitsnotiz treffen kannst. Möchtest Du diese aktivieren, so klicke zunächst auf die Auswahl „Automatische Antworten senden„. Daraufhin werden die restlichen Elemente ebenfalls wählbar.

Bei automatischen Antworten auf E-Mails während des Urlaubs bietet es sich an, eine zeitliche Begrenzung einzutragen. Hierdurch werden die E-Mails nur während dieser Zeitspanne beantwortet – anschließend deaktiviert sich die Funktion selbst. Aktiviere die Funktion „Nur in diesem Zeitraum senden“ und wähle das Start- und Enddatum aus. Zusätzlich kannst Du auch noch die Uhrzeiten an diesen Tagen auswählen (z.B. Endzeitpunkt am Freitag, 16 Uhr).

Konfiguration einer Abwesenheitsnotiz in Microsoft Outlook
Konfiguration der Abwesenheitsnachricht mit zeitlicher Begrenzung

Text für die Abwesenheitsnotiz schreiben

In den unteren Bereich des Fensters kannst Du nun den zu sendenden Text schreiben. Hier solltest Du keine Romane schreiben, sondern kurz und knapp den Grund für diese automatische Antwort nennen. Der Text kann formatiert werden. Du kannst also auch die Schriftart und -farbe wechseln, sowie sonstige Textformatierungen einsetzen. Auch hier sollte man es nicht übertreiben und nach Möglichkeit eine Standardschriftart von Windows verwenden (Arial, Verdana, usw.). Letzteres ist wichtig, da diese Schriftarten in der Regel auf allen gängigen Computern verfügbar sind und angezeigt werden können.

Hast Du alle Einstellungen getroffen, so speicherst Du diese mit einem Klick auf „OK“. Sofern der ausgewählte Zeitraum bereits aktiv ist, wird Outlook Dich nun auf die aktivierten Abwesenheitsnotizen hinweisen. Von nun an, werden alle eingehenden E-Mails mit dem zuvor geschriebenen Text beantwortet.

Automatische Antwort ist aktiviert
Über die farbige Markierung wirst Du auf die aktivierte Funktion „Automatische Antworten“ hingewiesen.

Wichtig: Pro Absender wird standardmäßig nur eine automatische Antwort pro Tag gesendet.

Abwesenheitsnachrichten deaktivieren

Um die automatischen E-Mails wieder abzuschalten, kannst Du entweder auf die Schaltfläche „Deaktivieren“ der oben genannten Hinweise klicken. Alternativ ist es aber auch möglich, in die Einstellung „Automatische Antworten“ zurückzugehen und den Versand dort zu deaktivieren. Wenn Du einen Zeitraum ausgewählt hast, werden die Abwesenheitsnotizen automatisch zum gewählten Enddatum ausgeschaltet. Richtig eingegrenzt brauchst Du also nach Deinem Urlaub gar nichts mehr tun.

Unterschiede bei einem internen Exchange Server

In einer Firmenumgebung mit Microsoft Exchange Server kannst Du die automatischen Antworten so konfigurieren, dass interne und externe E-Mails gesondert behandelt werden. Du kannst dort also für interne Mails eine andere Abwesenheitsnotiz als für externe Kontakte. Das ist sehr sinnvoll, da intern somit vertraulichere Informationen weitergegeben werden können (z.B. eine Handynummer für den Notfall). Für externe Kontakte kann man die Nachricht dann allgemeiner halten.

Ich bevorzuge sogar, extern überhaupt keine Abwesenheitsnotizen zu senden. Das hängt aber natürlich immer von der jeweiligen Position und der Aufgaben im Unternehmen ab.

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