PDF mit Briefkopf erstellen

Um ein PDF mit Briefkopf erstellen zu können benötigt man keine teure Software. Es funktioniert, mit ein klein wenig Aufwand, auch mit kostenlosen Tools, wie dem PDFCreator. Hierfür machen wir uns die Option „Aktionen nach dem Speichern“ zu Nutze. Wie das genau funktioniert, beschreibe ich in diesem Artikel.

Ein PDF mit Briefkopf erstellen mit dem PDFCreator

Zunächst müssen wir uns die notwendigen Tools aus dem Internet herunterladen. Das wäre einerseits der PDFCreator, ein kostenloses Programm um PDF-Dateien aus jeder Anwendung heraus zu erstellen, andererseits das relativ unbekannte Tool PDFTK, welches zum Zusammenfügen und Splitten von PDF-Dateien verwendet werden kann. Beide Links findet Ihr unter diesem Artikel. Von PDFTK verwende ich, auch bei Clients, stets die Server-Version.

Zunächst installieren wir  die beiden Anwendungen. Bei der Installation von PDFTK rate ich dazu, die Anwendung in einem Pfad ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen zu installieren (z.B. c:\pdftk), da es sonst zu Problemen mit dem Skript kommen kann. Der PDFCreator installiert uns einen gleichnamigen Drucker, mit dem wir direkt nach der Installation normale PDF-Dateien erstellen können.

Hinweis: Im Installationsverzeichnis (z.B. C:\pdftk) bitte manuell ein Verzeichnis mit dem Namen „temp“ erstellen, da es sonst zu Fehlern in der Verarbeitung kommen kann.

Im ersten Schritt erstellen wir uns ein neues Profil, dass uns später als Vorlage für den Drucker dienen soll. Hierzu öffnet man den PDFCreator und wählt im Menüpunkt Drucker die Einstellungen aus. Es öffnet sich das Einstellungsmenü, welches die jeweiligen Profileinstellungen anzeigt.

Klickt man nun im oberen Bereich auf das Zahnradsymbol (mit dem Plus-Zeichen), lässt sich ein neues Profil anlegen. Als Profilnamen habe ich „Briefkopf“ gewählt, da ich nur mit diesem Profil ein PDF mit Briefkopf erstellen möchte. Mit dem Standard-Profil möchte ich weiterhin normale PDF-Dateien ohne irgendwelche Extras speichern.

Nachdem das Profil erstellt wurde, wählen wir dieses über die Auswahlliste aus und beginnen mit den Einstellungen. Wir navigieren zum Punkt Aktionen und wählen den Reiter „Aktion nach dem Speichern“. Wir aktivieren das gleichnamige Kontrollkästchen und wählen im Feld „Programm/Skript“ das vbs-Skript AddWatermarkToPDF aus. Anschließend muss das Skript noch auf den Installationspfad von PDFTK angepasst werden. Hierzu muss die vbs-Datei geöffnet werden (entweder über das Symbol rechts daneben, oder über den Explorer).

Skript anpassen und neuen Drucker erstellen

In dem vbs-Skript müssen die Pfade zu PDFTK und zum Briefbogen eingetragen werden. Der Briefbogen muss als PDF-Datei vorliegen.

Die geänderten Einstellungen an dieser Datei und an den Einstellungen des Profils speichern wir nun. Das Profil „Briefkopf“, welches ein PDF mit Briefkopf erstellen soll ist nun einsatzbereit. Im Grunde genommen, wird durch den PDFCreator zunächst ganz normal eine PDF-Datei des jeweiligen Dokuments erstellt, anschließend wird durch das vbs-Skript das Programm PDFTK gestartet, mit dem die soeben erstellte Datei in die Briefkopf-Vorlage integriert wird. Wie bei einem echten Ausdruck auf Papier, liegt das eigentliche Dokument übrigens über dem Briefbogen.

Abschließend erstellen wir uns noch einen neuen PDF-Drucker, der ausschließlich dafür da ist, um eine PDF mit Briefkopf erstellen zu können. Hierzu öffnen wir nochmal den PDFCreator und wählen in der Menüleiste „Drucker“ den Eintrag „Drucker“ aus. Dort muss lediglich ein Name für den Drucker vergeben werden. Durch den Klick auf „Drucker hinzufügen“ wird ein zusätzlicher PDF-Drucker erstellt, anschließend muss für diesen nur noch das Profil „Briefbogen“ hinterlegt werden. Mit „Speichern“ werden die Einstellungen letztlich übernommen und wir können mit dem neuen Drucker eine PDF mit Briefkopf erstellen.

Mögliche Fehler und weitere Anpassungen

In der Vergangenheit habe ich diese Lösung bereits auf einigen unterschiedlichen Systemen installiert und hatte dabei immer wieder Probleme mit dem vbs-Skript. Entweder wurde PDFTK nicht erkannt oder ich bekam nur die Fehlermeldung, dass ein Fehler aufgetreten sei. Aus diesem Grund habe ich das Skript auf meine Bedürfnisse angepasst (Download siehe Link 3). Die wichtigsten Änderungen liegen einmal in der Anpassung der Sprache (Const Language) sowie in der Variablen tfname. Hierbei handelt es sich um eine zwischengespeicherte Datei, der ich, um diverse Fehler zu umgehen, einen festen Pfad und Dateinamen zugewiesen habe. Ohne diese Festlegung erhält man bei neueren Systemen oftmals die Fehlermeldung „There was an error using pdftk“. Da ich kein vbs-Profi bin, gehe ich davon aus, dass es etwas mit der Erstellung der temporären Datei zu tun hat. Wie dem auch sei, funktioniert das mit meiner angepassten Datei ohne Probleme.

Über die Einstellungen des „Briefkopf-Profils“ im PDF-Creator lässt sich auch eine automatische Speicherung der erstellten PDF-Dateien realisieren. Hierzu muss die Option „Benutze automatisches Speichern“ aktiviert werden. Der Dateiname, sowie der Ausgabepfad lassen sich nach den eigenen Wünschen anpassen.

Abschließend noch die Information, dass sämtliche Einstellungen in den Profilen nur für den jeweils angemeldeten Benutzer gelten. Die Einstellungen lassen sich aber durch das Kopieren, bzw. Importieren des Registry-Keys [HKEY_CURRENT_USER\Software\PDFCreator\Profiles\Briefbogen] auf andere Benutzer übertragen.

Links:

(1) PDF Creator: http://de.pdfforge.org/pdfcreator
(2) PDFTK: http://www.pdflabs.com/tools/pdftk-the-pdf-toolkit
(3) AddWatermarkToPDF (angepasst): http://www.tech-faq.net/downloads/AddWatermarkToPdf.txt (umbenennen in .vbs)

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