Microsoft Outlook speichert sämtliche Daten in Datendateien (PST oder OST). Die Dateigröße wächst dabei kontinuierlich an, wenn keine Elemente entfernt werden. Was viele Anwender aber nicht wissen, die Datendateien behalten ihre aktuelle Dateigröße bei, auch wenn Mails gelöscht werden. Daher solltest Du regelmäßig manuell die PST Datei verkleinern.
PST Datei verkleinern mit Outlook
Wenn die Datendateien von Microsoft Outlook größer werden, kann dies zu verschiedenen Problemen führen. Einerseits wirkt sich eine sehr große PST-Datei negativ auf die Performance von Outlook aus. In Folge einer stetig anwachsenden Datendatei wird Outlook immer langsamer. Darüberhinaus leidet auch die Indexierung und damit verbunden die Suche unter den Datenmengen. Glücklicherweise liefert Outlook die Möglichkeit von Haus aus mit, die PST Datei verkleinern zu können.
Du erreichst die benötigte Funktion über die Einstellungen der betreffenden Outlook Datendatei. Entweder in den Kontoeinstellungen innerhalb von Outlook oder über die Systemsteuerung: E-Mail (32bit) – Datendateien. Du markierst dabei die zu verkleinernde Datendatei und klickst auf Einstellungen. Es öffnet sich das folgende Fenster:
In diesem Fenster hast Du die Möglichkeit, mittels der Schaltfläche „Jetzt komprimieren“ Deine PST Datei zu verkleinern. Der Vorgang dauert je nach Größe der Datendatei mehrere Minuten. Regelmäßig angewendet, sorgst Du aber dafür, dass die Datei nicht mehr Speicherplatz einnimmt, als sie tatsächlich müsste.
Hintergrund: Beim Löschen von Elementen aus Microsoft Outlook (Mails, Kontakte, Kalender usw.) wird der betreffende Speicherplatz innerhalb der Datei nur als gelöscht markiert. Der Speicherplatz wird nicht freigegeben, sondern ist für neue Elemente reserviert (Stichwort: Whitespace). Durch die Komprimierung wird dieser „leere Speicherplatz“ wieder an das Betriebssystem zurückgegeben.
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